Virtual Printer: un aiuto per risparmiare nella gestione e nella stampa dei documenti.
| Siamo entrati nell'era del cost management.
Il progetto Virtual Printer è un obiettivo da raggiungere per ridurre i costi e abituare gli utenti a utilizzare documenti digitalizzati in formato PDF.
Quello della riduzione dei costi è un imperativo al quale le imprese devono cercare di dare una risposta efficace. Lo impone la competizione che richiede precise scelte di strategia. Il principale driver dei costi non è più esclusivamente il volume. A questa variabile si aggiunge il grado di complessità che, a parità di volumi, può fare variare i costi. I processi e l'organizzazione di ogni impresa hanno in impatto diretto e diverso su ogni realtà da migliorare. La superiorità strategica del cost management è magari difficile da accettare ma è inequivocabile: non si può rischiare per un vantaggio a breve, derivante da una generalizzata manovra di riduzione dei costi, di compromettere nel tempo il successo competitivo di un progetto o di una impresa.
Un aiuto per controllare i costi in ambienti singoli o dislocati, centralizzando la responsabilità di acquisto, installazione, manutenzione, progettazione e supporto delle proprie risorse di imaging and printing.
In un clima economico nel quale il contenimento dei costi e la produttività dei dipendenti sono elementi di primaria importanza, CC propone questo approccio onnicomprensivo e proattivo ove i dispositivi di output di un'azienda - stampanti laser monocromatiche e colori, multifunzione, fax e scanner - siano sempre funzionanti e disponibili consentendo allo staff di concentrarsi sui propri compiti anziché occuparsi della stampa. La soluzione CC Virtual Printer aiuta ad aumentare il rendimento dello staff e, allo stesso tempo, a ridurre il total cost of ownership (TCO). |
Un approccio completo alla gestione dei documenti e dei contenuti.
Per una conduzione efficiente del proprio business, ogni azienda deve sempre poter contare su processi di stampa affidabili, anche in considerazione del costante aumento del volume dei documenti stampati che contraddsitingue l'era dell'informazione digitale. A questo si aggiunge il fatto che i documenti e le informazioni devono poter essere diffusi all'interno e all'esterno dell'azienda, con tutte le possibilità di modifica, controllo e distribuzione che si rendono necessari.
In questo contesto, Virtual Printer, integra prodotti leader, software soluzioni e servizi che si pongono quale approccio completo per la gestione non solo dell'ambiente di stampa, ma anche della distribuzione delle informazioni e dei contenuti. Virtual Printer parte da un processo di "assessment" che prevede un'analisi approfondita della struttura dell'azienda e delle interazioni tra le personale, al fine di comprendere le modalità di utilizzo dei sistemi e mettere a punto una soluzione che si focalizzi sulla razionalizzazione dell'ambiente e delle risorse. A seguito di questo studio, CC costruise una soluzione personalizzata in grado di semplificare i processi, migliorare l'efficienza e abbatteri i costi e la complessità.
La soluzione CC Virtual Printer è studiata su misura per le specifiche necessità di ogni azienda al fine di ottimizzare ambienti di stampa grandi e complessi. A fronte di un canone contenuto e preventivato, CC fornisce tutti gli elementi di cui un'azienda ha bisogno per una stampa affidabile, comprese le più recenti tecnologie, così come un incomparabile supporto per riparazioni e manutenzione. In aggiunta, CC assicura un'adeguata fornitura di consumabili e si fa carico del rimpiazzo e dell'appropriato smaltimento di quelli vecchi. Il risultato è una migliore gestione della stampante, che può ridurre i costi complessivi fino al 30 per cento, a seconda della dimensione della società. Ciò è dovuto agli enormi risparmi ottenibili: le aziende, infatti, investono fino al 3% delle loro entrate per gli ambienti di imaging and printing.
Un'offerta a tutto campo.
L'offerta dei prodotti leader di mercato proposti da CC, spazia dalle semplici stampanti laser monocromatiche ai prodotti multifunzione a colori abilitati al wireless, che forniscono stampa, copia, fax, scansione e funzioni di trasmissione e gestione documentale,
All'interno di un processo completo di gestione documentale, le soluzioni software acquistano un valore particolare. Per gestire l'infreastruttura di copia e stampa, CC utilizza una soluzione di print management basata sul web che ottimizza l'utilizzo dei dispositivi. Sono disponibili funzioni remote per il controllo della stampa a colori, la gestione automatizzata dei consumabili, la configurazione, il monitoraggio e l'analisi dei guasti delle stampanti collegate in rete e dei componenti associati all'infrastruttura di stampa.
A queste tecnologie e soluzioni, si aggiungono servizi di assistenza h24 e contratti di outsourcing personalizzati.
- Auditing dei costi e dei processi di stampa attuali (riduzione stampanti, stampanti fronte/retro, stampanti multifunzione con scanner per eliminare le fotocopiatrici e digitalizzare i documenti in formato PDF per inviare mail o fax in formato elettronico)
- Progettazione di sistemi per la riduzione dei costi
- Gestione del servizio in modalità "PAY PER USE"
Caratteristiche principali.
- Opzioni variabili di pagamento compresi il consumo effettivo e il costo a pagina.
- Un metodo di controllo sicuro e remoto per raccogliere ed estrarre i dati dalla stampante. Con il riordino automatico dei consumabili e la manutenzione proattiva.
- CC aiuta i clienti a valutare i costi del proprio parco installato di imaging and printing fornendo un'analisi dettagliata dei costi di gestione tramite l'intervento di un consulente tecnico o con strumenti web.
- CC gestisce tutte le attività necessarie per mantenere la qualità del servizio. CC può anche coordinare l'implementazione, la manutenzione nel tempo e l'ottimizzazione.
- Il software di monitoraggio delle stampanti fornisce un modo remoto e sicuro per raccogliere ed estrarre i dati dalle stampanti: questo rende possibile il riordino tempestivo ed automatico dei consumabili e la manutenzione proattiva.
- Manutenzione hardware il loco.
- CC predispone l'appropriato smaltimento delle cartucce usate per tutta la durata del contratto relativo al toner.
- CC propone un Call Center dedicato ai clienti Virtual Printer, fornendo assistenza telefonica per qualsiasi richiesta tecnica o amministrativa relativa al contratto e ai prodotti hardware compresi in questa soluzione.
- CC è in grado di offrire inoltre su richiesta, servizi per l'aggiornamento tecnologico, installazioni ad hoc, comunicazioni e training specifici agli utenti finali.
- CC offre opzioni flessibili per il pagamento, noleggio pluriennale con rinnovo tecnologico compreso il consumo effettivo di toner e costo per pagina.
Virtual Printer: il nostro obiettivo.
Gestione documentale, la parola agli utenti.
Per l'acquisto di soluzioni IT le aziende si avvalgono molto spesso dei tradizionali processi di acquisto, quali gare o trattative, in cui al fornitore è richiesto quasi esclusivamente il soddisfacimento di una condizione: realizzare un progetto che porti a un risparmio economico il più grande possibile. Cosa può fare il fornitore di fronte a questa logica dettata unicamente dal "cost saving"? Spesso non può fare nient'altro che "abbassare il tiro", limitandosi a un'offerta hardware che dovrebbe invece essere vestita di servizi finalizzati, per esempio, a individuare quali siano le effettive esigenze dell'azienda in cui si andrà a realizzare il progetto. E non è poco: nel caso di un progetto di rinnovamento dei dispositivi per l'imaging and priting, la mancanza di questa analisi non consente di ottimizzare il parco macchine nel suo insieme ed esso sarà, inevitabilmente, sovra o sottodimensionato, o comunque incapace di far fronte alle reali necessità dell'impresa e di migliorare la qualità del lavoro degli utenti. Per raggiungere questi obbiettivi è necessario che vi sia un'inversione di paradigma in cui il punto di partenza non sia più rappresentato dal risparmio ad ogni costo ma all'analisi delle esigenze dell'azienda e degli utenti. CC, sulla base di quanto appena detto, propone servizi di consulenza per mezzo dei quali lavora insieme al cliente per capirne le specifiche necessità, e questo non solo analizzando il sistema di gestione dei documenti ed i processi ad esso legati ma anche dando voce agli indiscussi protagonisti di tali processi: gli utenti, infatti, oltre ad analizzare i dati oggettivi legati al parco macchine-tipologia di dispositivi, caratteristiche tecniche, volumi di stampa, Total Cost of Ownership (tutti elementi rilevanti ma non sufficienti) - il team di CC entra in contatto diretto con gli utenti per ricavare tutti quei fattori assolutamente indispensabili per migliorare l'efficienza dei processi, che non possono essere ricavati in altro modo se non ascoltando i diretti interessati. Vediamo in che modo.
In tutto il progetto di relazione tra il fornitore-consulente e l'azienda cliente si pone come un vero rapporto di partnership, nel quale si condividono gli obbiettivi, che possono essere, per esempio, il rinnovamento tecnologico oppure una migliore gestione delle attività legate alla distribuzione del documento, sia esso cartaceo oppure elettronico-all'interno dell'organizzazione. L'anello di congiunzione tra i due partner è un referente all'interno dell'azienda cliente - di solito il responsabile IT o un responsabile amministrativo (è auspicabile che interagiscono con il fornitore ambedue le figure, che hanno infatti competenze complementari: la prima può dare supporto per gli aspetti tecnologici e la seconda in merito a quelli relativi ai costi) - che lavora a stretto contatto con il fornitore, in quanto profondo conoscitore delle dinamiche e delle necessità aziendali. Il referente interno accompagna il fornitore consulente durante un primo sopralluogo degli uffici, con l'obbiettivo sia di censire le periferiche e le loro funzionalità sia, come abbiamo anticipato, di stabilire un contatto con gli utenti al fine di comprendere in che modo adattare l'offerta alla realtà in cui viene calata. Non dimentichiamo infatti che non esiste un dispositivo che vada bene per tutti ed è importante che esso sia reso "a misura degli utenti". Ma come si fa a sapere di che cosa questi hanno bisogno? Semplicemente chiedendoglielo.
A quattrocchi con l'utente.
Nella fase di conoscenza dell'utente CC, invece di predisporre delle check list da dare in mano agli utenti, preferisce eseguire interviste faccia a faccia perchè solo in questo modo il contatto è davvero personale ed è possibile raccogliere sensazioni ed umori che in un documento scritto andrebbero persi.
Ecco alcune delle domande che vengono poste:
- E' soddisfatto delle periferiche che sta usando?
- C'é qualche funzionalità aggiuntiva di cui necessiterebbe (A3, duplex ..)?
- Ha esigenze di riservatezza oppure se è necessario potrebbe condividere la periferica con gli altri utenti che operano all'interno del suo dipartimento?
- Riesce a darmi qualche indicazione circa la durata di una risma di carta, di un flacone di toner, di una cartuccia?
- In che percentuale utilizza il colore?
- La distanza che deve percorrere per raggiungere il dispositivo è confacente?
- In che modo i dispositivi di stampa potrebbero agevolare il suo lavoro di tutti i giorni?
- C'è qualche ambito della gestione documentale che vorrebbe migliorare(incremento dei punti copia, digitalizzare documenti in formato PDF, fax...)?
- Trova interessante poter gestire in maniera elettronica i documenti (archiviazione digitale, sfruttamento di tutte le potenzialità dello scanner)?
Oltre che per raccogliere i dati e capire quali siano le esigenze degli utenti, le interviste sono anche un modo per valorizzare gli utenti, facendoli sentire una parte attiva di tutti gli aspetti della vita aziendale e stimolandoli ad assumere un ruolo attivo, soprattutto, propositivo. E questo non può che giovare sia a loro stessi che all'azienda di cui fanno parte.
Questo raccolto "sul campo" è rielaborato da CC in un form in cui convergono in un quadro sinottico sia i dati tecnici sui dispositivi sia le riflessioni emerse dalle interviste. A circa un mese di distanza il fornitore-consulente torna dal cliente per rileggere i contatori (il che è indispensabile per effettuare una media dei volumi di stampa) e per verificare se siano nate nuove esigenze perchè gli uffici sono realtà dinamiche ed in continua evoluzione e anche in un lasso di tempo relativamente breve, quale può essere un mese, ci possono essere cambiamenti significativi. A questo punto ci si confronta con il referente interno su uno studio di fattibilità finalizzato alla stesura di un progetto che tenga conto di tutti i fattori in gioco, utenti in primo luogo.
|